ホテル仕入れ・手配|小出 祐妃枝

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ホテル仕入れ・
手配

小出 祐妃枝

2007年入社

私の仕事

簡潔かつ正確さが命!
日本と現地とをつなぎ、ツアーの要となる役目。

社員イメージ

ホテル仕入れ・ランド手配は、日本と現地とのやりとりの窓口。予約担当から入ってきたお客様のツアー情報を現地へ流す仕事です。個人旅行の手配が多い弊社では、お客様ごとに伝達事項もさまざま。それを確実に現地へと伝えなくてはなりません。急ぎの案件はメール、時間があるものはファックスを使うなど、伝達ツールの使い分けも含めて、情報が交錯しないような仕組みを作っています。
この仕事に就いた当初、「“伝言ゲーム”のようだな」と感じました。予約担当から手配担当、そして現地担当へと情報を伝えるのですが、万が一、どこかで間違えてしまったらゲームオーバー。重要なのは、必要な情報をきちんと正確に伝えることなのです。そのために私が心がけているのは、“親切な伝え方”をすること。予約担当からまわってきた情報を、そのままただ流すのではなく、相手にとって分かりやすい表現へと“翻訳”して伝えるようにしています。やりとりはすべて英語で、お互いにネイティブではないため勘違いも起こりやすいのですが、なるべく簡潔な表現を用いるなど、細部に気を配っています。そして、一つ一つの確認を怠らないことも大切な業務。日程やお客様の名前など、小さな確認もれが大きなミスにつながりますから、予約担当から入ってきた情報を鵜呑みにせず、気になる箇所は必ずフィードバックして確認しています。こうした正確性こそ、ホテル仕入れ・手配の命ではないでしょうか。

仕事のココが面白い!
“何も起きていない”という状況が私にとってはイチバンの幸せ

お客様側からしてみれば、手配の仕事は確実にできて当たり前の仕事です。
ですから、それで喜ばれることはありませんが、でも自分が「こう表現すれば、ちゃんと伝わるかな?」と考えて伝えた結果、
現地で何事もなくスムーズに進行したときには、心の中で“よしっ!”とガッツポーズをしています(笑)。
旅行業にはハプニングがつきもの。自然災害や事故・事件が起きれば、それがツアー催行に影響することも少なくありません。
そうしたことも含めて、“何も起きていない”という平穏な状況こそ、私にとっては最も幸せなときなのです。

どんな人が向いている?
社員イメージ
ケアレスミスがなく、
コミュニケーション能力の高い人

ケアレスミスをしない人、そしてコミュニケーション能力の高い人でしょうか。例えば数学の試験で、難題を見事に解答しているのに簡単な計算問題でミスをしてしまうタイプより、一問一問をしっかり着実に解くようなタイプが向いていると思います。
また、情報伝達の際には、相手の状況や考え方のクセなども察知し、きちんと伝わる方法をとる必要があるので、人の真意を汲み取って柔軟に対応できるようなコミュニケーション能力は不可欠。この2つの資質があれば経験などは関係なく、やっていける仕事だと思います。

オフの過ごし方
実はインドアで過ごすのが好き。ピアノやギターで音楽三昧の週末

趣味はピアノやギターの演奏。先日も防音設備のある実家に帰って、思う存分、ピアノを弾いてきましたが、
こうした時間が次の仕事への活力にもなるのではないでしょうか。
また、休日・平日を問わず、英語のスキルを磨くために、日頃からなるべく英語に接するようにもしています。
インターネットで海外ドラマを観たり、英字新聞を読んだり。
英字新聞には国内で取り上げられない国際的な時事ネタも豊富で、
そこで得た情報が現地とのコミュニケーションに役立つこともあるので、まさに一石二鳥なんですよ。

就活中の人へのメッセージ
英語や旅行業法の勉強など、基本をやっておけば後がラク!

現在、大学や専門学校で旅行業について学んでいるという方も多いと思いますが、であればぜひ、
基本的な業法などはしっかり勉強しておくことをおすすめします。
もちろん知らなくても就職できますし、就職してから再度、勉強することもできますが、先にきちんと知っておくと、
入社してからいろいろラクができますから(笑)。
また、英語力は必須条件。とはいっても中学校レベルのスキルで問題ないんですよ。
これも時間があるうちに身につけておけば、必ず役立ちます。
地道ではありますが、成功への道だと思って頑張ってください。

私の一日

6:30 起床。朝食は食べませんが、
ランチのためにお弁当を作ります。
9:45 出社。メールチェック。予約担当から回ってきた予約内容を、メールやファックスで現地に伝達。
12:30または13:30 昼休み。
曜日ごとに早番・遅番で時間が異なります。社内の休憩室でTVを見ながらお弁当を食べています。
13:30または14:30 午後の業務スタート。
午前中からの仕事を引続き行います。
19:30 たいてい少し残業して終業。
21:00 帰宅。
時間が遅いので夕食は軽め。食べながら英語の勉強を兼ねて海外ドラマを観るなどしています。
その後、入浴。
24:00 明日の仕事に備えて、早めにしっかり就寝。

私の必需品

電子辞書

現地とのやりとりにあたって、正確な情報をもらい、伝えるための必携ツールです。

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